¿Qué es el correo electrónico?
El correo electrónico es un servicio de red que permite el envío y
recepción de mensajes mediante un sistema de comunicación basado en
protocolos estándares.
Los mensajes pueden contener texto, archivos, fotos, música,
documentos, etc.Podemos disponer de un servicio de correo mediante los
centenares de proveedores de internet actuales. También podemos tener un
servidor propio un servicio gratuito mediante los proveedores
habituales Gmail, Outlook, Yahoo, AOL…
La importancia del correo electrónico
La
importancia de tener una cuenta de correo electrónico radica en
facilitar un medio digital de contacto continuo con todo aquel que lo
requiera. El correo en la empresa es importante ya que es la
forma mas sencilla de compartir información con los demás miembros de
una empresa u organización. De esta manera tanto las empresas y
profesionales como sus clientes reducen los gastos en correo, faxes y
llamadas telefónicas a sólo lo imprescindible.
Un trabajador recibe entre 60 y 200 emails al día, y envía más de 25.
Gran parte de la comunicación en una empresa se realiza a través del
correo.
El correo electrónico es una herramienta que de momento no tiene
sustituto natural. En todas las empresas existe tendencia a subestimar
la importancia del mismo, pero lo cierto es que cuando hay problemas
todos se quejan, por lo tanto es muy importante para ellos.
Pero no solo tenemos que ver el correo como un medio de comunicación persona/persona
y que también los sistemas de información están conectados al correo de
varias formas. Especialmente en el sentido de enviar información a los
usuarios de los mismos máquina/persona.
http://www.aspectosprofesionales.info/2013/09/uso-del-correo-electronico-en-el-ambito.html (Aspectos Legales).
Las políticas de redacción de emails
El primer asunto sobre el cual habría que formar a los trabajadores es sobre las políticas de redacción de emails.
El empleado a de tener muy claro a quién va dirigido el correo
electrónico y conocer las utilidades de el "Para", "Con copia" y "Con
copia oculta" si queremos evitar sobresaltos innecesarios. Del mismo
modo, el campo "Asunto" del correo debe utilizarse para dejar claro cuál
es el contenido del correo y qué fin perseguimos con el mismo.
En términos de redacción del contenido, este ha de
ser claro, conciso y resumido. Las grandes parrafadas no suelen ser
bienvenidas y suponen una gran pérdida de tiempo (y productividad) tanto
para el redactor como para el receptor del correo electrónico. Se
aconsejan frases cortas y párrafos bien estructurados, así como destinar
el último párrafo a hacer un resumen del contenido. Ni que decir tiene
que es aconsejable releer el mensaje antes de enviarlo.
Consejos para mejorar la productividad en uso del correo electrónico
En el uso diario del email, también debemos seguir una serie de consejos que nos ayuden a mejorar nuestra productividad
para evitar que el correo se convierta en una fuente de interrupciones
constantes que lastre nuestro rendimiento laboral. Te mostramos los más
importantes:
* Eliminar las notificaciones push. Los mensajes
constantes avisándote de que ha llegado un nuevo correo electrónico a tu
cuenta lastran tu productividad e impiden que te concentres en lo
verdaderamente importante. Se aconseja desactivarlas para impedir que el
email se convierta en dueño de tu tiempo.
* Usar respuestas predefinidas. En muchas ocasiones
las respuestas que proporcionamos a nuestros contactos se repiten por
tratar asuntos muy parecidos. Para estos casos se recomienda hacer uso
de respuestas predefinidas que nos ahorren la pérdida de tiempo de
responder escribiendo desde cero el correo electrónico.
* Utilizar lo que podríamos denominar la regla F.L.A.B.A. (Filtrar, Leer, Actuar, Borrar y Archivar).
Gracias a estos sencillos cinco pasos conseguiremos tener una bandeja
de entrada ordenada y clasificada que no se convierta en un cajón de
sastre al que dedicarle más tiempo del imprescindible.
* Relacionado con el punto anterior, si solemos utilizar cuentas de Gmail, deberíamos hacer uso de las herramientas de gestión
de emails que Google nos proporciona para mejorar nuestra
productividad. Gracias a los correos prioritarios, los filtros o las
etiquetas conseguiremos mantener nuestro email bajo control
prácticamente sin ningún esfuerzo.
* No utilizar el correo como si fuese un chat. Para
estos casos es mejor recurrir a redes sociales internas (cuando la
comunicación es dentro de la propia organización) o usar el teléfono si
creemos que son muchos los aspectos a debatir con nuestro interlocutor.
Las conversaciones extensas de email donde se ven involucradas muchas
personas son prácticamente imposibles de seguir y totalmente
improductivas.
Consideraciones finales
En definitiva, el correo electrónico es una herramienta imprescindible en cualquier empresa,
pero su uso puede originar conflictos con la productividad de los
empleados. Pese a ello, son pocas las empresas en las que he observado
formación al respecto, lo cual lastra considerablemente el rendimiento
de los trabajadores.
Estamos ante un problema técnico y de diseño grande para el que las organizaciones han de encontrar una solución rápida.
El email es una herramienta de comunicación sensacional si sabemos
usarlo correctamente. De lo contrario, puede convertirse fácilmente en
un agujero negro por el que tirar nuestro tiempo a la basura.
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